Удостоверение подлинности подписи

В Основах законодательства о нотариате, утвержденных в 1993 году, предусмотрено такое действие, как заверение подписи у нотариуса. Это популярная услуга среди физических и юридических лиц, значимость которой – подтвердить подлинность подписи на заявлениях, распоряжениях, иных документах. Так существенно упрощаются правоотношения на расстоянии, экономится время и ресурсы. Чаще всего гражданам нужно заверить подпись для решения вопросов о наследовании, отчуждении имущества, оформлении доверенностей. У компаний такая потребность возникает регулярно и обусловлена их деятельностью, в частности для представительства в различных структурах.

Во времена, когда имущественные отношения и бизнес стали активно развиваться, все чаще необходимы доказательства того, что конкретный документ был подписан тем или иным человеком. Поэтому подтверждение подлинности подписи физических и юридических лиц, заверенное нотариусом, довольно востребовано, и с появлением новых поправок к законам количество таких документов растет.

Свидетельствование подлинности подписи вправе производить только уполномоченный человек, в частности, квалифицированный юрист. Если у гражданина нет возможности самостоятельно подать заявление, оформить расторжение брака или подписать официальную документацию, за него это может сделать другой человек, которого попросит гражданин. В этом случае нужно засвидетельствовать подлинность подписи нотариально.

Опираясь на «Основы законодательства РФ о нотариате», уполномоченное лицо подтверждает действительность подписи. Нотариус проверяет, чтобы текст в документе не противоречил законодательству, но за факты и суть, описанную в изложении, он ответственность не несет.

Функции нотариуса при заверении подписи

Нотариус удостоверяет, что на документе подпись поставлена определенным лицом. В рамках такой услуги факты, изложенные в самом тексте, не удостоверяются. Об этом указано в ст. 80 Основ о нотариате. Кроме того, нельзя свидетельствовать подлинность подписи на сделках, за исключением редких случаев. То есть нотариус может заверить подпись на заявлении о согласии продажи совместно нажитого имущества, но не на самом договоре купли-продажи. Это уже отдельное нотариальное действие. Функция нотариуса – идентифицировать личность субъекта, который обратился за услугой, удостовериться в его дееспособности, отсутствии состояния алкогольного или наркотического опьянения. Он должен затребовать документы о полномочиях, если обратился представитель подписанта. И проконтролировать, что именно это лицо собственноручно ставит подпись на конкретном документе. Также бумаги проверяются на соответствие нормам законодательства.

Подлинность подписи на сделках

Заверить подпись нотариально на документах, которые являются содержанием сделок, нельзя. Однако из общего правила есть исключения, оговоренные в Письме ФНП № 324/03-16-3 от 2017 года. А именно:

• отказ от использования преимущественного права покупки части доли или доли в уставном капитале общества – на таких заявлениях должна быть нотариально засвидетельствованная подпись участников или самого общества согласно ст. 14 ФЗ «Об ООО»;
• принятие наследства с пропуском срока без обращения в суд, если от всех других наследников получено письменное согласие – требуется заверить подпись на таких документах нотариально, исходя из содержания ст. 1153, 1155 ГК РФ;
• подача наследником нотариусу, в производстве которого находится наследственное дело, заявления о принятии наследства или получение свидетельства о праве на наследство путем пересылки по почте – такие заявления должны легализоваться путем обращения к нотариусу в порядке ст. 1153, 1159 ГК РФ;
• опубликование информации об отмене доверенности, составленной в простой письменной форме, в издании «Коммерсантъ», в котором размещается информация о банкротстве – в соответствии со ст. 189 ГК РФ обязательно нужно заверить подпись на заявлении.

Когда обращаются за свидетельствованием оригинальности подписи

Участники правоотношений сами определяют, когда и при каких обстоятельствах им нужно заверить подпись на заявлении у нотариуса. Чаще всего это актуально, когда субъект не может лично присутствовать для того, чтоб использовать документ. Например, из-за большого расстояния, в силу состояния здоровья. Ст. 9 ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и ИП» обязывает заверить подпись, если лицо обращается в регистрирующий орган. По гражданскому законодательству в силу ст. 160 ГК РФ нужно обязательно засвидетельствовать подпись, если гражданин по своим физиологическим особенностям не может сам ее поставить, и от его имени документ визирует другой человек. Ряд статей ФЗ «Об актах гражданского состояния» закрепляет, что вместо заявителя в орган может обратиться другое лицо при наличии нотариально заверенного заявления. Также услуга очень актуальна при официальном переводе документов, для удостоверения карточек в банке, при почтовых переводах бумажных носителей с важной информацией, удостоверении выписок, квитанций, справок и других юридически значимых действий. То есть заверение подписи у нотариуса требуется во многих бытовых, повседневных и деловых вопросах.

Процедура проводится, когда необходимо:

• зафиксировать юридическое/частное лицо посредством заявления;
• направить документацию почтой в налоговую службу;
• передать заявление о вступлении в брачные узы, если жених или невеста не может в назначенное время посетить ЗАГС и оформить документы;
• подтвердить права на наследование либо отказ от определенного имущества, если документация отправлена в инстанцию почтой.

На практике чаще всего данное действие применяется в таких случаях:

• Когда подписант не может подтвердить лично подписание документа его получателю;
• Когда идет речь о заявлениях по наследственных правах, которые передаются нотариусу по почти или другим способом.
• Удостоверение подписи в доверенности.

Стоит отметить, что при совершении свидетельствования, нотариус не причастен к достоверности фактов, изложенных в документе, а, значит, не отвечает за его содержание, и лишь свидетельствует, что подпись сделана определенным гражданином.

Чтобы гражданину не отказали из-за неграмотно оформленных бумаг, отправленных почтой, следует предварительно проконсультироваться с профессиональным юристом. Свидетельствование подлинности подписи проводится после удостоверения личности человека, подписавшего документ.

Что не допускается при удостоверении истинности подписи на документах:

• Доказывать подпись на документации, которая не соответствуют требованиям законодательства РФ. Обеспечение доказательств должно производиться посредством законной документации.
• Подтверждать действительность текста в документе. Удостоверяется только подпись, само изложение и его суть нотариуса не касаются. Заверка документации – это отдельная процедура, регламентируемая законом.
• Свидетельствовать истинность подписи в документе, который содержит условия сделки. Юрист обязан отдельно заверить указанные условия согласно закону.

Какие документы подвергаются процедуре удостоверения законности подписи

Подтвердить действительность подписи уполномоченный человек может на следующих документах:

• разрешение на пересечение ребенком границы от родителей или опекунов в форме заявления;
• принятие наследства в форме заявления по факту кончины наследодателя;
• согласие в форме заявления от жены/мужа на владение имуществом, нажитым в законном браке (приобретенная по дарственным собственность не учитывается).

Удостоверить подлинность подписи нотариусом можно практически на любых документах:

• о регистрации прав собственности;
• об отказе супружеской доли;
• о принятии наследства;
• на разных заявлениях и анкетах физических лиц и прочее.

Под юридическую проверку подпадают удостоверяющие личность документы и доказательства возможностей представителя, чья подпись требует подтверждения. Процедура производится согласно «Основам обязательств выявить дееспособность гражданина и правоспособность юридического лица».

Бывает, встречаются ситуации, когда необходимо засвидетельствовать перевод документа. Если нотариус владеет иностранным языком, на котором написан документ, он может сделать перевод самостоятельно. Но если он не знает иностранного языка, текст документа должен быть профессионально переведен переводчиком, и в такой ситуации выполняется удостоверение подлинности подписи переводчика.

Он может подтверждать подлинность только той подписи, которая поставлена в его присутствии и собственной рукой.

Свидетельствование подлинности подписи: условия подтверждения

Производится удостоверение личности и заверка Ф. И. О. человека, который не может подписаться на документах самостоятельно из-за, например, болезни, физических нарушений или врожденных дефектов. Недуг должен подтверждаться документально. Юрист проверяет дееспособность гражданина, не имеющего возможность поставить подпись, и доверенного человека, который собирается подписать документ.

На текущий момент явственных ограничений и запретов на удостоверение определенных документов не существует. Документ должен быть оформлен согласно требованиям российского законодательства, чтобы уполномоченный человек смог засвидетельствовать истинность подписи.

Кроме юриста процедуру подтверждения имеет право выполнить представитель органов городского самоуправления или консульской организации. Если определяется законность подписи на документе служебного лица, помимо удостоверения личности юрист проверяет полномочия человека, подписывающего документ.

Существует ряд обстоятельств, которые могут быть засвидетельствованы только уполномоченными органами. Например, лишь медицинские учреждения могут засвидетельствовать наличие инвалидности или болезней. Удостоверить факт бракосочетания, рождения или смерти человека могут исключительно органы регистрации актов гражданского состояния. В таких ситуациях, нам запрещено подтверждать подлинность подписей на документах.

Чтобы разрешение вступило в силу, у юриста должны быть следующие документы:

• доказательство фиксации человека в рамках российского законодательства;
• распоряжение о назначении служебного лица;
• постановляющие документы организации, например, положение о компании;
• доказательство полномочий служебного лица и права подписывать представленные документы.

Сразу подтверждать истинность подписи на документе, если в нем освещаются условия сделки, юрист не может. Установление или изменение гражданских прав и обязанностей должно заверяться уполномоченным человеком отдельно, перед удостоверением подлинности подписи.

Нотариус берет за основу законодательство Российской Федерации и оформляет документы в соответствии с нотариальными актами, рассказывая о сути сделки. Вместе с тем определяется личность и выявляется дееспособность человека, который обратился к нотариусу.

Документы для предъявления нотариусу

Чтоб заверить подпись гражданина и ИП, потребуется:

• документ, удостоверяющий личность;
• ИНН;
• справка из ЕГРИП;
• свидетельство ОГРНИП;
• приказ о назначении материально ответственных лиц;
• паспорт субъекта с правом подписи.

Соответственно, для физического лица не ИП достаточно двух первых пунктов. При обращении юридического лица перечень гораздо шире:

• справка и выписка из ЕГРЮЛ;
• свидетельство ИНН;
• устав субъекта хозяйствования;
• договор об учреждении;
• протокол собрания, приказ и другие документы, подтверждающие право полномочия заявителя;
• паспорт или другой удостоверяющий личность документ лица, которое имеет право подписи;
• свидетельство ОГРН.

Заверить подпись нотариально можно, только если документы предоставляются в оригинале. При обращении юридического лица на каждой справке, договоре и выписке четко должно отражаться название и формулировка. Бумаги с исправлениями не принимаются. Текст не должен содержать подчеркиваний, зачеркиваний, пометок карандашами. Если у документа несколько страниц, они прошиваются и пронумеровываются.

Заверяя подпись, нотариус обязан удостовериться, что в заявлении четко прописана фамилия с именем и отчеством подписанта, числа прописаны словами. Каждая поправка оговаривается и визируется сторонами.

Принятие на хранение документов

Сдать документы нотариусу на хранение могут как физические, так и юридические лица. Опись – обязательное условие для принятия бумаг – оформляется в двух экземплярах. Один вариант остается в нотариальной конторе, а другой забирает с собой человек, который сдает документы на хранение уполномоченному лицу. На описи должны стоять подписи нотариуса и вышеупомянутого гражданина.

Документы можно упаковать при нотариусе соответствующим образом, после чего нотариус:

• принимает бумаги без описи;
• скрепляет их печатью;
• подписывает вместе со сдающим документацию гражданином;
• выдает сдавшему документы человеку свидетельство – доказательство принятия документов на хранение;
• кладет принятые и опечатанные документы в железный сейф.

Когда приходит время забрать документы, человек возвращается к нотариусу и представляет ему выданное в день сдачи бумаг свидетельство и опись, если она составлялась. Чтобы нотариус принял документацию на хранение, гражданин, обратившийся за услугой, должен иметь при себе паспорт и код идентификации.

Односторонняя сделка: как происходит удостоверение законности подписи

Закон «Об актах гражданского состояния» вступает в силу, когда производится регистрация односторонней сделки. К таковой относится, к примеру, подача заявления о заключении брачных уз в инстанции, которые фиксируют состояние гражданских лиц.

Важно помнить, что юрист свидетельствует лишь истинность подписи на документе и проверяет его на соответствие требованиям к оформлению. Содержание текста не касается процедуры и заверяется отдельно по запросу гражданина.

Юрист подтверждает свое невмешательство по отношению к тексту в документе с помощью особой печати. Она наглядно показывает, что человек, удостоверяющий подлинность подписи, не утверждает и не опровергает истинность фактов, изложенных в документе. Ставить печать нужно, чтобы те, кому впоследствии будет направлена бумага, понимали, что юрист лишь подтвердил действительность подписи и не имеет отношения к сути документа.

Отказ нотариуса в заверении подписи

Статья 48 Основ о нотариате закрепляет за нотариусом право отказаться от выполнения такого действия. Наиболее распространенная причина – стремление заявителей заверить подпись без личного участия подписанта, что является прямым нарушением закона. В этом случае отказ даже не требует объяснений. Заверить подпись на заявлении не получится, если поданный документ нечеткий и безграмотный. Отказ следует и в случае, когда не подан нужный пакет документов, в частности паспорт и ИНН. Об отказе составляется мотивированное постановление, которое может быть оспорено в суде или нотариальной палате. Как правило, на практике не составляет труда заверить подпись у нотариуса. Стоимость услуги небольшая, процедура проходит быстро.

Заказать услугу и получить подробную информации можно по телефонам, размещенным на сайте. Со стоимостью вы можете ознакомиться на сайте в разделе «Услуги и тарифы».