• Главная страница
• Полезная информация
• Что такое электронный документооборот и какие проблемы компании он может решить

Что такое электронный документооборот и какие проблемы компании он может решить

Современный бизнес нельзя назвать организованным по-настоящему эффективно, если в офисе до сих пор большая часть бумаг распечатывается и приносится вышестоящим руководителям на подпись (заявление на отпуск, увольнение, для согласования, ознакомления, внесения правок и т. д.). При этом сами документы наверняка создаются исключительно в электронном виде. В таком случае образуется вполне понятная потребность. Электронная передача документов способна решить массу проблем фирмы. И это самое разумное решение в данной ситуации. Однако оно редко когда лежит на поверхности, поэтому апгрейд может занять довольно долгое время.

Базовые понятия

В системе ECM есть несколько основных понятий, с которыми необходимо предварительно ознакомиться, чтобы понимать, о чем вообще идет речь. Вообще, терминология электронного документооборота очень широкая. Но для понимания ее основного предназначения достаточно будет усвоить лишь несколько определений.

Электронный документооборот (сокращенно ЭДО). Это метод организации работы с различными бумагами и документами, отличающийся использованием и хранением всех файлов исключительно в электронной форме. То есть больше ничего не распечатывается, чтобы поставить подпись. Весь процесс заверения и корректировки документов проходит исключительно с использованием компьютера (сети).

Электронный документ. Здесь идет речь о конкретном наборе определенной информации (звуковая дорожка, текст, изображение), который сохранен на ПК. Он систематизирован особым образом и имеет персональную карточку с атрибутами. Можно провести аналогию с упорядочиванием книг в библиотеке. Это обеспечивает быстрый поиск искомого файла.

Поток работ (он же workflow). В данном случае имеется в виду определенный набор действий сотрудников компании, которые осуществляются в строгой последовательности. Как правило, ее диктует конкретный бизнес-процесс. Наглядным примером такой последовательности является процедура исполнения документа, который сперва получается из какого-либо источника, затем регистрируется, а после рассматривается. Бизнес-процессом в данном случае будет являться работа с обращениями граждан.

СЭД, или система электронного документооборота. Представляет собой ПО, позволяющее осуществлять работу с документами в электронной форме (поиск, редактирование и создание), а также организующее взаимодействие между всеми сотрудниками компании (постановка задач, перемещение документов между работниками разных структур и подразделений, отправка уведомлений).

ECM. Данная аббревиатура получилась после сокращения термина, означающего управление корпоративными информационными ресурсами, – Enterprise Content Management. Эта система является набором методов, технологий и инструментов, которые используются на протяжении всех этапов работы с информацией в рамках каждого бизнес-процесса компании: накопление, хранение, доставка, сбор, управление. Это расширенный вариант СЭД, в котором непременно присутствуют средства оцифровки бумажных документов, а также в обязательном порядке гарантируется их безопасность и сохранность.

Как понять, что организации необходимо переходить на электронный документооборот

Это непростое решение для руководящего звена фирмы, так как любая инновация всегда требует временных и финансовых затрат. Чтобы понять, нужна ли компании на данном этапе ее существования система СЭД или ECM, необходимо ответить на ряд вопросов.

• Создает ли текущая скорость согласования всех документов положительный имидж вашей организации?
• Вас устраивает количество бумаг, постоянно находящееся на рабочем столе?
• Когда вы разговариваете по телефону с партнером, можете ли быстро найти любой необходимый для конструктивного диалога документ?
• Можете ли вы после передачи документа на согласование с вышестоящим руководством с уверенностью сказать, на каком этапе сейчас находится весь процесс?
• Есть ли возможность на данный момент перечислить все невыполненные и просроченные поручения?

Как показывает практика, если хотя бы на три вопроса был дан отрицательный ответ, компания действительно нуждается в организации электронного документооборота.

Все плюсы СЭД

Электронная передача документов способна устранить массу недочетов в организации взаимодействия между сотрудниками компании. Однако это далеко не единственное ее преимущество. Переход на СЭД или ECM всегда сопряжен с выходом фирмы на новую ступень своего развития. Этот уровень позволит не просто ускорить и существенно упростить все процессы, но также и активировать режим финансовой экономии.

Выполнение требований стандартов ISO 9000. Здесь речь идет о системе менеджмента качества (СМК). Одно из требований к ней подразумевает документооборот с максимальной прозрачностью и единое информационное поле для всех сотрудников организации. При помощи СЭД намного проще контролировать реализацию СМК со стороны руководства. Совершенствование и поддержка корпоративной культуры. Чем проще рутинные действия, которые необходимо совершать сотрудникам изо дня в день, тем сплоченнее и сильнее становится команда. Отмечается укрепление индивидуальной ответственности и стремление к повышению качества выполнения каждого поставленного задания.

Сокращение расходов. В частности, это урезание бюджета, выделяющегося на закупку бумаги и прочих канцелярских принадлежностей вроде конвертов. Как вы понимаете, высвобождающиеся средства можно реализовать намного более выгодно для самой организации.

Круглосуточный доступ ко всей базе документов. Даже если сотрудник не успел что-то согласовать или скорректировать в течение рабочего дня, он может сделать это в любой более удобный момент. Особенно это актуально при удаленном доступе в случае ухода на больничный или карантин.

Простота и удобство хранения. Электронная передача документов избавит организацию от необходимости складировать огромные кипы бумаг. Теперь вся документация будет храниться на одном только сервере и больше не будет занимать свободное пространство в офисе.

Обеспечение высокого уровня конфиденциальности. ECM-система позволяет ограничить доступ к определенной информации конкретным людям или группе сотрудников в соответствии с уровнем их ответственности. Если в случае с бумажным документооборотом утечка важных данных не была редкостью и могла повлечь за собой как миллионные убытки, так и потерю имиджа компании, то СЭД эту проблему решает полностью. Кроме того, всегда есть возможность узнать, кто и в какое время вносит изменения в тот или иной документ.

Сокращение трудозатрат. Упрощение рутинных операций влечет за собой повышение эффективности и результативности каждого члена команды. Документооборот ускоряется в разы. Теперь на поиск, согласование и исправление нужной бумаги не придется тратить уйму времени, а можно сконцентрироваться на более важных задачах.

Улучшение дисциплины. Как минимум 20 % всей работы сотрудниками не выполняется. СЭД позволяет усилить контроль за каждым этапом решения поставленной задачи. В результате исполнительная дисциплина заметно улучшается.

Упрощение системы обучения новых сотрудников. Если в компании сменились правила или бизнес-процессы, при помощи грамотно организованного электронного документооборота оповестить всех участников будет намного легче и быстрее. Кроме того, новички вместо того, чтобы изучать кипы стандартов в бумажном виде, смогут ознакомиться с любой необходимой им бумагой, просто найдя ее в компьютере.

Процесс внедрения системы электронного документооборота

Чтобы организация смогла выйти на новый уровень и повысить свою эффективность, ей необходимо обеспечить прохождение следующих этапов внедрения ECM (и делать это строго последовательно):

• организации самого проекта, изучения потребностей и слабых мест текущего документооборота;
• выделения персонала и распределения обязанностей в рабочей группе;
• интеграции новой системы, ее поэтапной настройки;
• обучения персонала;
• эксплуатации в тестовом режиме.

Чтобы внедрение электронной передачи документов прошло успешно, необходимо соблюдать следующие правила:

• грамотную и последовательную организацию обучения каждого сотрудника без исключения;
• создание наглядных инструкций по работе с новой системой;
• обязательное участие руководства фирмы на всех этапах интеграции СЭД;
• более тщательное и глубокое обучение ответственных сотрудников, которые будут в дальнейшем обеспечивать техническую поддержку нового ПО.

Если какой-то этап будет проигнорирован руководством фирмы, внедрение инновации не только не решит существующие проблемы, но и добавит несколько новых.

Негативные последствия нарушения правил грамотного внедрения СЭД

Компания может столкнуться с серьезными рисками, которые всегда сопровождают любой технически сложный проект. Если озвученные выше правила оказались проигнорированными хотя бы частично, возникнут следующие негативные последствия:

• бюджет выходит из запланированных рамок;
• нарушаются установленные сроки интеграции системы;
• достигаются не все поставленные задачи (проект работает не в полном объеме, «сырой», имеет бреши в безопасности);
• внедрение срывается полностью.

Если затрагивать человеческий фактор, то необходимо учесть еще ряд некоторых особенностей, с которыми может столкнуться фирма в процессе перехода на электронный документооборот:

• компьютерную неграмотность большого процента сотрудников, в том числе и среди руководства;
• слабое и нечеткое управление самим проектом;
• непринятие инновации со стороны пользователей;
• отсутствие регламентов;
• устаревшую технику.

Законность электронного документа

На сегодняшний день все большее число компаний отказывается от обилия бумаг в своей работе. И законодательство также вынуждено вводить соответствующие поправки, обеспечивающие безопасность применения новой системы. В случае с бумажным носителем определение его юридической силы и значимости лежит на поверхности. Достаточно просто поставить личную подпись и печать. С электронным документом все несколько иначе. Чтобы подтвердить его согласованность и актуальность, был разработан особый цифровой реквизит. Он называется электронная подпись (ЭП). Такая отметка на документе позволяет идентифицировать владельца ЭП, а также проверить отсутствие изменений после согласования документа. Электронная подпись – это особая последовательность цифровых символов, являющаяся уникальной для каждого участника системы. Она гарантирует юридическую силу документа, его законность и достоверность.